Description

المسؤول المباشر: 

مدير دائرة الشؤون الإدارية

نبذة عن طبيعة العمل: 

تأمين حاجة الجمعية من المشتريات المحلية والخارجية في الأوقات وبالكميات والأسعار والتسهيلات والمواصفات المناسبة من خلال بناء وتطوير وتطبيق وإدارة نظام مشتريات متوافق مع الممارسات العالمية الجيدة للمشتريات بما يحقق الأهداف الاستراتيجية للجمعية.

المتطلبات اللازمة لشاغل الوظيفة:

المؤهل العلمي: 
درجة البكالوريوس في إدارة الاعمال او المحاسبة او علوم مالية ومصرفية

الخبرة العملية:
خبرة عملية لا تقل عن 4 سنوات في بناء وتطوير وإدارة أنظمة المشتريات

المهارات والتدريب:
- إتقان استخدام الحاسوب وخاصة حزمة برمجيات MS Office 365.
- شهادات تدريبية في إدارة المشتريات
- معرفة تامة بإعداد الموازنات والميزانيات.
- مهارات عالية وخبرات ممتازة في المراسلات التجارية.
- مهارات عالية وخبرات ممتازة في التفاوض.
- المعرفة الواسعة بقوانين المشتريات العامة والممارسات الجديدة في المشتريات 
- خبرة سابقة ممتازة في بناء تطوير أنظمة المشتريات وفق الممارسات الجديدة في المشتريات
- الإلمام بقوانين الضرائب ذات الصلة بالمشتريات
- مهارات اتصال وتواصل والقدرة على العمل ضمن فريق.
- مهارة في استخدام برنامج بيسان المحاسبي.
- درجة عالية من الالتزام والنزاهة، والمهنية في التعامل مع المعلومات الحساسة.
- التحلّي بروح العمل الجماعي والمجتمعي والمبادرة المستمرة.
- إعداد النماذج المعيارية والرسمية. 
- اتقان اللغتين العربية، والانجليزية كتابة، قراءة ومحادثة.
- القدرة على تحمل ضغط العمل.
- المحافظة على اسرار الجمعية
 

الصلاحيات: 
- إتمام عمليات الشراء وفق اجراءات المشتريات المعتمدة بالجمعية
- الاطلاع على كافة المعلومات التي تساعده/ا في أداء عمله/ا بالشكل الأنسب
 

امتيازات اخرى:

- يفضل من لديه /ا خبرة في نظام الآيزو.
- وفق الأنظمة واللوائح الداخلية
 

Job Responsibilities

أولا: المشتريات
1. بناء وتطوير وتطبيق وإدارة نظام مشتريات متوافق مع الممارسات العالمية الجيدة للمشتريات بما يحقق الأهداف الاستراتيجية للجمعية بما في ذلك إعداد إجراءات الجودة المرتبطة بإدارة المشتريات والتقيد بها وإعداد تعليمات العمل المنبثقة عنها.
2. وضع وتنفيذ خطة المشتريات العامة للجمعية السنوية والشهرية بالتعاون مع رؤساء الدوائر والاقسام المختلفة.
3. تدقيق الخطة المقدمة من مدراء الدوائر و/أو رؤساء الأقسام والتأكد من صحة البيانات المتعلقة بالموازنات المذكورة قبل اتمام عملية الشراء.
4. العمل على إعداد وثائق عروض الأسعار، والعطاءات، واعداد أوامر الشراء والاتفاقيات مع الموردين.
5. العمل مع مدراء الدوائر و/أو رؤساء الأقسام على تطوير الشروط المرجعية للخدمات الاستشارية والمواصفات الفنية للبضائع والأعمال المطلوب شراؤها.
6. متابعة كافة المراسلات التجارية مع الموردين والمتعلقة بعروض الأسعار والمواصفات والمواد المطلوبة للشراء وشروط الشحن والتسليم والأوراق اللازمة ونحوها لحين إتمام عمليات الشراء واستلام البضاعة والاعمال المختلفة.
7.  التفاوض مع الموردين لتحصيل أقل سعر بأعلى المواصفات والتسهيلات الممكنة 
8.  التنسيق مع الدوائر والأقسام والدائرة المالية لصرف قيمة عقود الشراء في الأوقات المتفق عليها مع الموردين
9.  التنسيق مع الدوائر والأقسام لاستلام المواد الواردة وفق الكميات/ الأعمال المتفق عليها، وضمان مطابقتها للمواصفات المتفق عليها
10. التنسيق مع المخلصين الجمركيين لضمان وصول البضاعة إلى الجمعية بأقل الكلف الممكنة وأفضل الشروط.
11.   توثيق كافة العمليات المرتبطة بإدارة المشتريات ورقياً وحاسوبياً وحفظ سجلاتها 
12. إعداد وحفظ سجلات الموردين وتقييم أدائهم بالاعتماد على الكلفة، وتحقيق المواصفات المطلوبة، تسهيلات الدفع، خدمات ما بعد الشراء، توفر المنتجات عند الطلب، الثقة بالمورد، السمعة، وأي عناصر أخرى مؤثرة في قرارات الشراء.

ثانيا: أخرى
13. إعداد التقارير الإحصائية لقسم المشتريات عند الطلب أو عند ملاحظة وجود خلل يستلزم التنبيه إليه إضافة الى إعداد تقارير العمل الدورية والتقارير الخاصة بقسم المشتريات. 
14. المشاركة في الاجتماعات التي تقتضيها ضرورات العمل
15.  المساهمة في حل كافة المشكلات المرتبطة بالمشتريات 
16. أي مهام أخرى توكل إليه/ا من قبل المسؤول/ة المباشر والمدير العام